Budget de trésorerie : comment bien le définir et le piloter

Avec l’avènement du numérique et de la dématérialisation, les logiciels accessibles en ligne sans acheter de licence font partie du paysage économique. Le pilotage de ces activités SaaS basées sur des revenus du type abonnement exige de la rigueur sur le plan financier. Comment développer des prestations de service en mode SaaS avec suffisamment de visibilité sur le cash ? S’il existe un outil essentiel à la gestion, c’est bien le budget de trésorerie pour les SaaS. Regardons quels sont les enjeux et comment présenter son prévisionnel. Analysons ensuite la manière d’équilibrer son budget avec notamment le recours à un financement RBF.

Les enjeux d’un budget de trésorerie pour les SaaS

Une entreprise qui développe une application informatique en mode SaaS doit trouver les ressources financières nécessaires au pilotage de sa croissance. Comment avoir suffisamment de visibilité avec des encaissements du type abonnement ? Pourquoi le budget de trésorerie pour les SaaS constitue-t-il un outil intéressant ? On vous explique.

Caractéristiques de fonctionnement d’une entreprise du type SaaS

Dans la phase d’amorçage, un SaaS conçoit et met au point le service ou logiciel qu’il pense proposer à ses clients. Innovation, recherche et développement sont les maîtres mots de ce type d’entreprise. Pas de vente, pas d’encaissements ! Pourtant le cash reste indispensable pour financer la création de l’outil qu’un SaaS souhaite offrir à ses clients ensuite.

À l’étape suivante, une entreprise SaaS commercialise ses prestations. Elle commence à enregistrer des abonnements mensuels ou annuels. La facturation démarre. Elle a besoin de trésorerie pour ses dépenses de marketing et de communication notamment. Les souscriptions des clients font rentrer de l’argent dans les caisses. Toutefois, le risque de résiliation des contrats existe. La gestion de votre trésorerie reste indispensable si vous souhaitez développer sereinement votre société.

Qu’est-ce qu’un budget de trésorerie pour une entreprise ?

Tout comme vous suivez vos ressources et dépenses familiales pour éviter de vous retrouver dans le rouge, une entreprise pilote son cash. Le but d’un outil de prévision est bien de maîtriser son exploitation, payer ses fournisseurs à temps et investir quand nécessaire dans des actifs durables, logiciels, matériels, etc. Il s’agit donc d’établir un tableau prévisionnel mensualisé. Ce document présente le détail des encaissements et décaissements par nature et par date d’échéance.

Les objectifs du pilotage prévisionnel de la trésorerie en SaaS

Le budget de trésorerie constitue un outil pratique pour la gestion correcte de l’entreprise mois par mois. Avec cette prévision financière, vous visualisez rapidement les périodes où le règlement des fournisseurs devient difficile. Vous percevez les décalages entre la croissance de vos revenus récurrents du type ARR ou MRR et vos besoins immédiats de cash pour assumer les salaires et les charges quotidiennes. La suite logique consiste à anticiper et à trouver une solution pour chaque moment problématique.

Le budget prévisionnel de trésorerie constitue aussi un moyen de vérifier la faisabilité d’un projet ou d’un business plan. S’il est déséquilibré, revoyez vos hypothèses et cherchez un financement pour votre BFR (BFR c'est quoi?) ou pour un investissement de haut de bilan.

Comment présenter le budget de trésorerie ?

Dans la pratique, comment établir le budget de trésorerie pour les SaaS ? De nombreux logiciels ou outils existent sur Excel, gratuits, téléchargeables, etc. Tous ces tableaux proposent des caractéristiques et fonctionnalités similaires afin de cadrer rigoureusement votre plan de trésorerie.

Les principes de construction d’un plan prévisionnel de trésorerie

Même si vous ne disposez pas d’une boule de cristal, l’exercice de prévision budgétaire impose de se projeter et d’estimer les revenus futurs. Commencez par évaluer le panier moyen d’achats et l’évolution dans le temps du nombre de clients. Ce type de logiciel développé par les SaaS présente souvent une croissance rapide. Toutefois, tentez de rester réaliste et prudent dans votre prévision budgétaire afin de ne pas gonfler votre budget de trésorerie.

Côté décaissements, charges et investissements, listez bien tous les postes liés à la mise au point de votre logiciel. Faites de même pour les frais de fonctionnement, les honoraires de création, d’avocat, d’expert-comptable, les abonnements ainsi que le budget marketing et communication. Vous recrutez ? Planifiez les salaires et charges sociales en fonction des dates probables d’embauche. N’oubliez pas la TVA et les impôts pour une bonne gestion !

Les outils pour réaliser son plan prévisionnel de trésorerie

Vous n’avez pas l’âme d’un expert-comptable ? Avec un outil de construction du budget de trésorerie, souvent téléchargeable en ligne au format Excel, vous préparez le prévisionnel de votre entreprise sereinement. Ce type de tableau présente l’avantage de proposer un cadre précis, avec toute une check-list de points à analyser. Ces trames standards évitent aussi les erreurs matérielles dans l’élaboration des budgets. Ils font en général partie du dossier prévisionnel global exigé notamment par un banquier ou un investisseur.

Comment équilibrer sa trésorerie prévisionnelle ?

Recenser les prévisions d’encaissements et de décaissements s’impose pour monter le tableau du budget de trésorerie pour les SaaS. Mais le travail ne s’arrête pas là ! L’analyse des résultats obtenus permet vite de savoir si le prévisionnel est équilibré ou pas. C’est d’ailleurs tout l’intérêt de réaliser cet exercice de gestion pour les entreprises en mode SaaS.

Revoir les hypothèses de son business plan

Un budget de trésorerie pour les entreprises de la forme trésorerie SaaS comporte en bas de tableau un solde mensuel. C’est la différence entre les flux d’encaissements et de décaissements. Un solde négatif régulier et sur plusieurs mois pose problème, surtout si vous ne disposez pas d’un matelas financier de départ. C’est peut-être logique d’être dans le rouge au démarrage. Mais quand vous commencez à émettre des factures et vendre vos abonnements, l’exploitation doit dégager de la trésorerie.

Si structurellement ce n’est pas le cas, nous vous conseillons d’anticiper. Reprenez votre business plan. Vérifiez vos hypothèses et leur chiffrage et si nécessaire revoyez-les. Réajustez ensuite votre prévision de trésorerie. Recherchez aussi des financements comme le revenue-based financing pour les périodes déficitaires en cash.

Réajustements permanents du budget de trésorerie pour les SaaS

Dans la vraie vie, faites vivre votre budget de trésorerie. Chaque période se réajuste avec les informations récentes dans l’entreprise ainsi que la connaissance du solde réel du mois précédent. Ce n’est pas un document préparé en fin d’année pour l’établissement bancaire et que vous rangez dans un tiroir. C’est un outil de gestion roulant. On parle parfois de rolling forecast.

Souscrire un financement non dilutif comme le RBF

Les outils de budget de trésorerie pour les SaaS permettent de mettre en évidence les besoins de financement et de les quantifier mois par mois. Une activité du type SaaS présente de réels atouts pour trouver des crédits alternatifs et non dilutifs. Vous disposez via les abonnements d’une vision assez précise de vos encaissements futurs.

Le RBF, revenue-based financing, tout droit arrivés des States, est un prêt participatif accessible jusqu’à 40 % de vos revenus récurrents futurs. Chez Unlimitd, nous vous prêtons du cash sous forme de quasi-fonds propres. Vous ne faites pas entrer de nouvel associé au capital. Vous n’avez pas à produire les comptes de trois exercices ainsi que les ratios de solvabilité traditionnels requis par les établissements bancaires classiques.

Le RBF, un moyen de boucler simplement un budget de trésorerie pour les SaaS

Couchez les prévisions de cash et les projets de croissance de votre entreprise sur papier. Avec le budget de trésorerie, vous disposez d’une vision plus claire de vos besoins d’argent pour mettre au point et commercialiser un logiciel. Chez Unlimitd, nous vous apportons des solutions de financement de start up ou de sociétés SAAS rapides afin d’atteindre les objectifs de développement de votre société du type SaaS.

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