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6 conseils pour la gestion de trésorerie d’une entreprise SaaS

Développer une application informatique en mode Service As a Software, c’est un format d’entreprise qui a le vent en poupe. C’est aussi une vraie aventure qui exige du cash. Voici nos 6 meilleurs conseils en matière de gestion de trésorerie d’une société SaaS. Formation, ressources internes ou externes, outils de suivi, anticipation, optimisation et recherche de financements comme le RBF, voilà comment s’organiser étape par étape.

1 – Comprendre et se former sur la gestion de trésorerie

La première marche d’une bonne gestion de trésorerie, c’est la formation. En tant que dirigeant d’un SaaS, il est important de maîtriser les tenants et aboutissants afin de prendre les options financières correctes au bon moment.

Quelles sont les bases de la gestion financière à connaître ?

Vous trouverez aisément des formations en ligne, webinaires, vidéos, blogs, etc. qui expliquent les fondamentaux de la finance d’entreprise. Intéressez-vous à la structure du bilan comptable, aux emplois et ressources ainsi qu’aux cycles durables et circulants.

C’est important aussi de comprendre la différence entre le compte de résultat et le suivi de la trésorerie. Le premier enregistre les charges et produits selon leur rattachement à la bonne période, indépendamment des dates de paiement. Le second ne concerne que les entrées et sorties d’argent.

Quels sont les indicateurs de trésorerie essentiels dans une entreprise SaaS ?

Comme pour toute entreprise, les fondamentaux restent le fonds de roulement (FDR), le besoin en fonds de roulement (qu'est ce que le BFR) ainsi que la trésorerie nette (TN). Tout savoir sur le calcul de la trésorerie nette sur notre blog. Il est judicieux de maîtriser ces différents postes pour comprendre comment s’articule le besoin de trésorerie quand on lit un bilan comptable. Retenez donc l’équation suivante : TN = FDR – BFR. 

L’excédent de capitaux durables qui vous reste après le financement des immobilisations, comme votre logiciel, ne suffit pas à couvrir le besoin en fonds de roulement ? Dans ce cas, la trésorerie nette est négative. Il vous faut alors trouver des solutions pour financer ce besoin de cash. Il peut s’agir d’un découvert bancaire, un crédit court terme ou un financement du type revenue-based financing (RBF).

2 – Confier la gestion de trésorerie de votre SaaS à une personne qualifiée

Vous dirigez une entreprise du type SaaS ? L’activité et votre logiciel doivent accaparer l’essentiel de votre énergie. Développer le service offert aux futurs clients, bâtir votre stratégie commerciale et marketing, embaucher les premiers collaborateurs, etc., voilà les missions sur lesquelles vous vous focalisez. Pourtant la gestion de trésorerie exige de la surveillance ! Il vous faut donc déléguer.

Identifier les ressources en interne de votre SaaS

Repérez la personne de votre équipe capable, avec un minimum de formation, d’effectuer les tâches quotidiennes de suivi des flux financiers, encaissements et décaissements. C’est la base, sachant que de nombreux outils aident les TPE et start-ups dans cette tâche.

Se faire accompagner pour les aspects complexes

La gestion de trésorerie d’un SaaS, c’est aussi projeter les flux à venir sur les prochaines semaines et mois. C’est également savoir anticiper et prendre des options correctrices ou trouver des financements quand l’équilibre financier prévisionnel fait défaut. Pour ces aspects complexes en gestion financière, faites-vous épauler si nécessaire par un expert-comptable par exemple.

3 – Vous doter des bons outils pour gérer la trésorerie de votre SaaS

Notre troisième conseil, c’est de s’équiper correctement d’un outil adapté à votre société. La gestion de trésorerie ne se réalise pas avec une calculette ou un boulier. Heureusement, de multiples solutions applicatives, souvent en mode SaaS, s’offrent à vous.

Automatiser la récupération des flux financiers sur les comptes bancaires de l’entreprise

La plupart des outils de gestion de trésorerie comprennent cette fonctionnalité bien pratique. L’intégration automatique de tous les flux financiers réels dans votre logiciel de pilotage évite la lourdeur des saisies manuelles, sans oublier le risque d’erreurs. 

Choisir un logiciel pour sa gestion de trésorerie

Même si trouver un outil de gestion de trésorerie sur Excel reste facile, nous vous recommandons d’étudier les offres de logiciels. Ils comportent plus de fonctionnalités et parlent aux autres outils de l’entreprise comme la comptabilité et votre compte bancaire. Optez toutefois pour une solution simple et intuitive, aisée à prendre en main par le collaborateur chargé du suivi des finances.

4 – Anticiper la trésorerie future afin d’identifier les problèmes

Connaître sa position de trésorerie à l’instant T c’est une chose. L’estimer pour les semaines à venir c’est mieux. Après la phase de récupération des flux financiers réels, concentrez-vous sur vos prévisions.

Établir un budget de trésorerie détaillé de votre SaaS

Il convient donc d’établir une prévision. Consultez notre guide pratique sur la manière de procéder pour bâtir un budget de trésorerie. Vous y trouverez les différentes étapes et les principes de son élaboration. C’est indispensable de disposer de ces données détaillées, si possible par semaine, voire par journée selon l’activité. Elles permettent de visualiser les pics de dépenses et les moments difficiles à passer comme un solde négatif de trésorerie.

Actualiser régulièrement les prévisions de trésorerie de votre entreprise

La gestion de trésorerie d’entreprises en mode SaaS exige des actualisations régulières. Les données de votre prévisionnel évoluent en fonction de multiples facteurs liés à l’activité, aux clients et aux revenus futurs. Mais ce n’est pas tout ! Elles dépendent aussi des chiffres réels provenant des comptes bancaires. 

Par exemple, votre plan de trésorerie table sur 10 000 euros d’encaissements mrr sur la semaine écoulée et finalement vous constatez des revenus effectifs de 8 000 euros. Par ailleurs, votre vision des deux prochaines semaines s’est affinée et vous avez sous-évalué les encaissements de 5 000 euros. Remplacez chaque période budgétée du tableau prévisionnel par les chiffres réels. Majorez aussi les 15 jours suivants de 5 000 euros. Ainsi vos prévisions financières glissantes collent mieux à la réalité de l’entreprise.

Identifier les périodes où ça ne passera pas pour votre activité

Grâce à votre plan prévisionnel de trésorerie, vous visualisez aisément les moments où l’activité exige des apports de cash afin de faire face aux dépenses. Chaque problème a sa solution. L’essentiel, c’est de disposer d’une information fiable avec suffisamment d’anticipation pour le résoudre. 

En général, un SaaS en phase de croissance et de déploiement commercial souffre du manque de revenus récurrents immédiats. Avec un outil de prévision de trésorerie, vous facilitez le travail d’analyse. Il vous aide pour la recherche de solutions comme un financement complémentaire, tant en montant qu’en durée.

5 – Optimiser les flux financiers d’exploitation et le besoin en fonds de roulement

Maintenant que vous disposez d’outils de gestion de trésorerie, réelle et prévisionnelle, il est temps de penser à l’optimisation du cash. Voici quelques axes pour améliorer le solde en bas de tableau de la trésorerie, semaine par semaine. Les leviers se situent principalement sur les postes clients et fournisseurs dans les entreprises SaaS, étant donné que les stocks sont inexistants dans ce type d’activité. Toutefois, n’oublions pas la rentabilité qui influe aussi à long terme sur la trésorerie.

Privilégier les revenus récurrents du type arr pour vos contrats clients

Mettez en avant les offres d’abonnements annuels auprès de vos clients afin de disposer d’annual recurring revenue (arr). Ainsi, vous pouvez plus aisément vous projeter sur les entrées d’argent période par période. Nous verrons toutefois qu’il existe une solution pour transformer vos revenus mrr (monthly recurring revenue) en revenus arr grâce au financement RBF. En savoir plus sur la différence ARR vs MRR.

Surveiller son taux de churn et réadapter l’offre commerciale

Un tableau prévisionnel de trésorerie comporte toujours des facteurs d’incertitude dans toute société. Pour une activité Service As a Software, les zones à risque se situent sur l’estimation des recettes. Les clients peuvent résilier leur abonnement, voire pour les mrr, ne pas les prolonger. 

Le taux de churn fait partie des indicateurs à surveiller comme le lait sur le feu. Il mesure le pourcentage de clients perdus par période. Révisez votre budget de trésorerie selon ce ratio. Pensez aussi à analyser les raisons du désintérêt des clients quitte à réajuster votre offre commerciale.

Négocier les délais de paiement avec ses fournisseurs

Côté dépenses, optimiser sa gestion de trésorerie c’est aussi régler les fournisseurs juste à temps et le plus tard possible au regard de ce qu’autorise la loi. En effet, tant que les factures restent dues vous ne grevez pas la trésorerie de l’entreprise. Pensez à la négociation des délais de paiement auprès des fournisseurs de fournitures ou de services. Ainsi, une proposition d’escompte ou un prix réduit du service en cas de règlement comptant exige une analyse détaillée avant d’accepter.

Faire la chasse au gaspi

C’est peut-être enfoncer une porte ouverte, mais la rentabilité globale influe aussi sur le niveau de trésorerie. À côté des actions en vue d’accroître les recettes ou d’améliorer le BFR, pensez à passer en revue toutes les dépenses enregistrées en comptabilité. L’analyse de réduction des coûts permet parfois de détecter des services ou abonnements inutilisés, redondants, voire peu pertinents pour votre activité.

6 – Rechercher une solution de financement pour combler les déficits de trésorerie

Si toutes ces actions ne permettent pas de couvrir vos besoins de trésorerie, l’apport de cash externe s’impose. À côté du financement bancaire classique, crédit court terme ou découvert, une autre solution plus souple et simple à obtenir s’offre aux entreprises SaaS. 

Comprendre le revenue-based financing (RBF)

Un SaaS présente la particularité de disposer de revenus récurrents. Or, le financement RBF, tout droit venu des USA, consiste à octroyer un crédit court terme basé sur les recettes financières à venir. Le revenue-based financing convient donc particulièrement bien à ce type d’entreprises en matière de gestion de trésorerie.

Avec le RBF, l’organisme prêteur s’attache à analyser votre activité future. Il examine les indicateurs comme le carnet de commandes, le taux de churn ou les données de votre CRM. Il regarde devant et non dans le rétroviseur du bilan ou de la comptabilité. C’est d’autant plus utile pour la phase de démarrage quand les entreprises ne disposent pas de comptes sur trois ans comme demandé par les banques classiques.

Transformer vos revenus mrr en arr grâce au RBF

Pour votre gestion de trésorerie, choisissez un financement du type revenue-based financing pour passer les pics difficiles quand le besoin en fonds de roulement est très fort. Si vos abonnements clients sont du type mrr, vous ne bénéficiez pas d’encaissements importants dès le mois de souscription, contrairement aux arr. Le RBF vous compense cet inconvénient. 

Ainsi, il permet de convertir vos mrr en arr. L’établissement prêteur vous octroie un financement basé sur l’estimation de vos mrr futurs. Ceci revient à percevoir la trésorerie immédiatement comme si vous disposiez de contrats du type arr.

L’offre d’Unlimitd en financement court terme : le RBF

Unlimitd, expert en financement revenue-based financing en France connaît particulièrement bien le fonctionnement des entreprises SaaS, Service As a Software. Ses spécialistes savent vous proposer la solution adaptée à votre activité afin d’améliorer la gestion de trésorerie de votre société. En matière de montant, nous vous prêtons à court terme jusqu’à 40 % de vos revenus récurrents annuels. Nous transformons ainsi vos revenus futurs en trésorerie immédiate et cela en moins de 48 heures après votre demande en ligne.

Le revenue-based financing, la solution d’accompagnement idéale pour la gestion de trésorerie d’un SaaS

En mettant en place ces recommandations, étape par étape, vous améliorez la visibilité de votre SaaS sur le plan du cash. N’hésitez pas à nous contacter pour analyser ensemble votre besoin de financement court terme afin de passer les pics !

Avril 15, 2022
Julien Zerbib
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