Comment choisir le meilleur outil de gestion de trésorerie ?

Surveiller son cash de près n’est plus une option, surtout en ces temps perturbés où les entreprises sont parfois mises à mal. C’est d’autant plus vrai dans les étapes de démarrage et de croissance alors que les dépenses précèdent souvent les revenus issus des ventes.

Alors, quel outil de gestion de trésorerie retenir et avec quelles fonctionnalités ? Comment prendre la meilleure décision pour votre entreprise ? Cet article vous expose les caractéristiques d’une telle solution de pilotage du cash et ses avantages. Vous découvrirez aussi les principaux logiciels de trésorerie du marché ainsi qu’une méthode pour choisir au mieux.

📒 Sommaire

1️⃣ - Qu’est-ce qu’un outil de gestion de trésorerie ?

2️⃣ - Pourquoi s’équiper d’un outil pour la gestion de trésorerie ?

3️⃣ - Quels sont les outils de gestion de trésorerie sur le marché ?

4️⃣ - Comment choisir le meilleur outil de gestion de trésorerie pour son entreprise ?

1 - Qu’est-ce qu’un outil de gestion de trésorerie ?

Un logiciel de trésorerie ne comprend pas systématiquement d’application de comptabilité. Il en fait parfois partie, mais il comporte des fonctionnalités différentes.

1.1 - Logiciel de gestion de trésorerie : définition

Ce type d’outil sert à suivre les flux réels de trésorerie d’une activité, donc les encaissements clients ainsi que les paiements (fournisseurs, salaires, charges sociales et impôts et taxes). Il permet aussi de se projeter à plus ou moins long terme en établissant des prévisions de cash afin de ne pas piloter l’entreprise à vue. C’est donc un logiciel qui aide l’entrepreneur à anticiper et à décider. Ainsi, il pare aux difficultés financières liées à la trésorerie et il pérennise sa société.

1.2 - Outil de gestion de trésorerie : les fonctionnalités classiques

Les solutions de gestion de trésorerie présentent généralement un tronc commun de fonctionnalités. Certains outils vont au-delà. Ils proposent alors des modules de facturation, des services de pilotage de la relation client (CRM), voire le paiement des factures et l’intégration des écritures en comptabilité.

1.2.1 - Liaison avec les comptes bancaires

Un outil de gestion de trésorerie réalise l’extraction des flux bancaires. Il permet de les visualiser immédiatement dans des tableaux de pilotage du cash. Cette fonctionnalité vous aide à communiquer avec les banquiers ou investisseurs afin de lire aisément vos dépenses comme vos encaissements. Vous évitez aussi de devoir resaisir les données à la main pour suivre votre trésorerie.

1.2.2 - Rapprochement bancaire automatisé

La comptabilité enregistre les écritures de paiement comme d’encaissement selon leurs dates d’émission. Or, un décalage peut exister avec la position à date en banque. Avec un outil de gestion de trésorerie, le rapprochement entre données comptables et bancaires s’automatise.

1.2.3 - Prévisions de trésorerie

C’est la fonction suprême d’un tel outil : parvenir à se projeter sur plusieurs jours, semaines et mois. Connaître sa position de cash à l’instant T et la composition des dépenses comme des recettes, c’est bien. Pouvoir évaluer son évolution au travers d’un prévisionnel de trésorerie, c’est mieux. Le dirigeant ainsi que le DAF visualisent les moments où un besoin de trésorerie urgent doit être couvert par un financement. Ils anticipent afin de trouver des solutions pour pérenniser l’activité.

2 - Pourquoi s’équiper d’un outil pour la gestion de trésorerie ?

Vous vous interrogez sur l’importance d’un bon suivi et d’une analyse de votre trésorerie disponible comme prévisionnelle ? Voici quelques arguments qui devraient finir de vous convaincre.

2.1 - Le cash reste le facteur numéro 1 à suivre

Une mauvaise gestion de votre argent, malgré une activité rentable, peut conduire votre société à sa perte. La pérennité passe par la capacité à honorer ses échéances. Comment livrer vos clients si les fournisseurs vous tournent le dos du fait de paiements hors délais ?

Le besoin en fonds de roulement correspond à ce décalage entre vos achats à payer, voire à stocker, et l’encaissement des ventes. Si la trésorerie disponible ne suffit pas à assurer l’exploitation correctement, vous devez rechercher un financement externe en urgence. Encore faut-il en avoir conscience ! C’est là que les outils de gestion de trésorerie vous aident.

2.2 - La comptabilité présente ses limites pour la gestion de trésorerie

La comptabilité aide à connaître la décomposition de son résultat, bénéfice ou perte, selon le principe de l’engagement et non pas selon les flux de trésorerie. Elle donne aussi une vision ponctuelle de l’argent disponible au bilan, aux écarts près avec la banque qui figurent sur le rapprochement bancaire. Mais, un outil comptable ne permet pas d’effectuer aisément une analyse financière des flux de trésorerie passés ni une synchronisation rapide avec les données bancaires et encore moins un prévisionnel.

2.3 - Gouverner c’est prévoir

Émile de Girardin disait déjà dans « la politique universelle » en 1852 que « gouverner c’est prévoir et ne rien prévoir, c’est courir à sa perte ». C’est une maxime toujours d’actualité pour expliquer l’intérêt d’un prévisionnel de trésorerie. Parmi les KPI à suivre en trésorerie, le cash runway notamment occupe une place de choix. Il permet de savoir combien de mois l’entreprise peut survivre avec sa trésorerie. Quand le budget prévisionnel met en évidence des pics, vous pouvez anticiper et rechercher un crédit de trésorerie.

2.4 - Les limites d’un suivi de trésorerie sur Excel

Un logiciel de trésorerie gratuit du type Excel vous tente peut-être ? Le tableur peut sembler intéressant au démarrage de l’activité, mais il atteint très vite ses limites. Cette méthode reste source d’erreurs et elle prend du temps. Elle exige une bonne maîtrise de l’outil si vous souhaitez mettre en place divers tableaux de bord automatisés avec actualisation simple et rapide.

2.5 - Les avantages des logiciels de trésorerie

Pour piloter le cash de votre société, ces outils présentent des fonctionnalités intéressantes :

• suivi de sa trésorerie au fil de l’eau ;

• existence d’alertes intégrées à l’outil en termes d’échéances ;

• actualisation des prévisions de cash en fonction du disponible réel ;

• présence de tableaux standardisés faciles à mettre à jour ;

• analyse fine des dépenses et des recettes.

3 - Quels sont les outils de gestion de trésorerie sur le marché ?

Nous vous exposons ci-après les principaux logiciels de trésorerie en ligne, spécialisés ou pas, pour petites ou grandes entreprises. Cette liste n’a pas vocation toutefois à servir de comparatif de leurs fonctionnalités.

3.1 - Logiciels de trésorerie spécialisés

Ce sont des outils qui se consacrent exclusivement au pilotage du cash. Ils présentent souvent des intégrations avec vos autres applications d’entreprise comme la comptabilité. Généralement en mode SaaS, ce type de solution réalise la synchronisation des données bancaires ainsi que le suivi et la prévision de trésorerie. Certains vont plus loin avec de la pré-comptabilisation voire des paiements.

Cette catégorie comprend notamment :

• E-finances, une solution SaaS ou On premise pour piloter la trésorerie ainsi que le poste client ;

• Fygr, un outil SaaS qui propose de catégoriser ses dépenses et de créer un prévisionnel automatique en quelques clics ;

• RocketChart, un logiciel pour classer ses dépenses automatiquement grâce à l’algorithme, établir son budget et le comparer au réel ;

• et aussi Axonaut, Cahslab, Turbopilot, Kyriba, etc.

3.2 - Modules de gestion de trésorerie inclus dans des logiciels multifonctions

La plupart des ERP ou PGI (progiciels de gestion intégrés) comportent un module de pilotage de la trésorerie. Il existe désormais des applications de ce type pour les TPE et PME. Elles apportent souvent tous les services administratifs classiques en plus du suivi du cash :

• comptabilité, de la saisie à la détermination du résultat comptable ainsi que du bilan ;

• facturation ;

• déclarations fiscales ;

• CRM (gestion de la relation client) ;

• pilotage des achats ;

• suivi des notes de frais ;

• suivi des comptes clients et des factures en retard de paiement ;

• paiements émis ;

• paie et déclarations sociales.

Dans cette catégorie, vous trouvez notamment :

• Agicap, IpaidThat et Sellsy des outils qui comprennent aussi de la pré-comptabilité ;

• Quickbooks qui comporte également la facturation et la gestion comptable intégrale ;

• Sage et Pennylane des solutions complètes avec l’établissement des comptes annuels et de la déclaration fiscale.

3.3 - Outils pour gérer la trésorerie selon la taille de l’entreprise

Parmi les logiciels du marché, certains s’adressent plus aux petites entreprises et start-ups qu’aux grandes sociétés. Évidemment, c’est inutile et contreproductif de choisir un outil surdimensionné et trop complexe pour une petite structure. Par exemple, Kyriba et SAP S/4HANA Finance sont des logiciels destinés plutôt aux ETI et grandes entreprises alors que Fygr, Quickbooks, Agicap, RocketChart ou Sellsy sont adaptés aux TPE et PME.

4 - Comment choisir le meilleur outil de gestion de trésorerie pour son entreprise ?

Quels que soit la taille de votre société, votre activité et votre équipement informatique, nous recommandons de réaliser une analyse complète et un comparatif afin d’identifier l’outil de gestion de trésorerie adéquat.

4.1 - Définir ses besoins en fonction de l’équipement informatique existant

Les fonctionnalités de votre futur logiciel pour piloter la trésorerie dépendent d’abord des outils actuels de votre entreprise. Si vous souhaitez changer l’intégralité des logiciels, facturation, CRM et comptabilité, vous pouvez opter pour un outil pluridisciplinaire du type ERP. S’il s’agit juste de les compléter, une solution spécialisée en pilotage de la trésorerie suffit. Si vous avez besoin d’une gestion multi-devises ou multi-utilisateurs, assurez-vous que le logiciel envisagé le permet.

4.2 - Décider qui va utiliser l’outil de gestion de trésorerie

Le choix d’un outil pour la gestion de trésorerie dépend aussi de son ou ses utilisateurs. Disposez-vous des compétences en interne pour exploiter un tel logiciel ? Pensez-vous recourir à un office manager freelance ou à un DAF à temps partagé ? Dirigeant, serez-vous le premier à vous en servir ? Tenez compte des connaissances des utilisateurs en matière de trésorerie, même si la plupart des outils en mode SaaS pour TPE et PME s’avèrent simples à prendre en main.

4.3 - S’assurer de la sécurisation des données financières

C’est important de vérifier que la solution envisagée pour piloter la trésorerie offre le niveau de sécurité suffisant pour des données aussi sensibles. Contrôlez par exemple le mode d’hébergement du site, la présence d’un certificat SSL ainsi que les agrégateurs bancaires utilisés.

4.4 - Analyser l’ergonomie et les interfaces du logiciel de trésorerie

La facilité de prise en main de l’outil et l’ergonomie des différents points de menu constituent aussi un critère de choix. C’est un facteur de réussite pour l’implémentation d’un tel outil auprès des utilisateurs. Vérifiez également l’aspect intégration avec vos autres applications administratives ou comptables ainsi que le mode d’interface proposé (API ou chargement de fichiers).

4.5 - Réaliser des essais gratuits ou démonstrations en ligne des outils

Avant de décider, nous vous recommandons d’effectuer quelques essais gratuits ou démonstrations en ligne des solutions retenues en short-list. N’hésitez pas à prendre connaissance aussi des avis en ligne sur des sites comme Trustpilot. Faites appel à votre réseau et contactez les dirigeants d’autres entreprises qui s’en servent déjà.

4.6 - Évaluer le service client de l’éditeur ou de l’intégrateur

Pensez aussi à analyser la qualité du service client et leur rapidité d’intervention en cas de demande. Renseignez-vous également sur la fiabilité et la solidité financière de la société qui édite le logiciel de trésorerie.

4.7 - Effectuer le comparatif des prix proposés par les logiciels de trésorerie

Enfin, choisir le meilleur outil de pilotage de votre trésorerie suppose aussi de comparer les prix proposés. Vous pouvez opter pour un logiciel On premise avec donc l’achat de licences et la facturation en sus des coûts de maintenance annuels. L’autre option consiste à souscrire un abonnement SaaS. Les outils du type SaaS commencent autour de 50 euros HT en mensuel, un peu moins en cas de formule souscrite à l’année. Les logiciels les plus complets et pour les grandes entreprises peuvent coûter plusieurs centaines d’euros par mois.

Un outil de gestion de trésorerie aide à piloter la croissance

Sans visibilité sur les mois à venir, vous éprouvez des difficultés à piloter correctement votre société. Pour mener à bien une étape de croissance, c’est d’autant plus important de s’équiper. Vous identifiez alors les moments où le cash pourrait manquer et contrecarrer vos plans. Ainsi, vous pouvez réagir à temps et rechercher un financement court terme pour passer un cap financier compliqué. Chez Unlimitd, nous vous accompagnons dans ces moments grâce au revenue-based financing.