6 points de vigilance et leviers internes pour gérer sa trésorerie

La trésorerie reste une préoccupation majeure dans toutes les entreprises. Quand elle vient à manquer, c’est parfois compliqué voire trop tard pour rebondir. Avant de rechercher des solutions externes à votre société, intéressez-vous aux leviers internes. De multiples facteurs organisationnels influent sur la gestion de trésorerie de votre e-commerce. Nous vous expliquons les 6 facteurs à analyser de près point par point avant d’envisager des financements. Vous serez d’autant plus armé pour échanger ensuite avec des établissements bancaires, des investisseurs ou des organismes pour du crédit alternatif comme Unlimitd.

0 - Préambule : définition et objectifs de la gestion de trésorerie

Avant de détailler les actions recommandées pour améliorer le pilotage de votre trésorerie en interne, voici des rappels sur l’importance de gérer son cash au quotidien.

Qu’est-ce que la gestion de trésorerie dans une entreprise ?

Gérer c’est prévoir. Prévoir évite les incertitudes et les impasses. Le fait de piloter sa trésorerie recouvre l’ensemble des stratégies, actions, procédures et outils mis en œuvre par l’entreprise pour mobiliser et optimiser ses ressources financières. La gestion du cash suppose donc de maîtriser ses dépenses et ses recettes, mais aussi d’acquérir de la visibilité sur les flux financiers futurs. Elle implique de se projeter dans l’avenir, tant sur le plan des besoins de trésorerie que du solde disponible.

Pourquoi gérer sa trésorerie actuelle et prévisionnelle ?

Les bénéfices d’une gestion de trésorerie optimisée sont nombreux :

• Anticiper les pics de trésorerie (les connaître déjà) et disposer de suffisamment de temps pour trouver des solutions de financement sereinement.

• Optimiser sa gestion de trésorerie nette positive : placer les excédents d’argent de façon raisonnée avec un arbitrage entre les risques et la rentabilité.

• Surveiller et contrôler les flux bancaires pour limiter les frais et agios, notamment en vérifiant les mouvements, les échelles de valeur et les commissions diverses.

• Faciliter les dépenses d’exploitation qui favorisent la croissance des ventes, en faisant levier avec des financements court terme pertinents.

• Gagner en sérénité pour se concentrer sur le business au quotidien, donc maîtriser sa piste de trésorerie ou le cash runway en anglais,

Gérer sa trésorerie n’exige pas forcément de recourir à des financements

Dans certains cas, l’e-commerçant, comme toute entreprise, doit absolument chercher des solutions de crédit court terme ou d’affacturage inversé en externe. Mais, ce n’est pas systématique et cela dépend notamment des phases de croissance.

Pour autant, travailler d’abord en interne à l’optimisation du cash contribue à réduire le financement externe de la trésorerie. Plusieurs leviers permettent de minimiser le besoin d’argent. En effet, la détermination du solde de trésorerie nette comporte plusieurs facteurs inclus eux-mêmes dans le calcul du fonds de roulement et du besoin en fonds de roulement. On vous explique !

1 - Comprendre les concepts fondamentaux de la structure financière d’une entreprise

Notre premier conseil consiste à se former et à s’informer sur les mécanismes financiers qui régissent un bilan comptable et en particulier la trésorerie. En comprenant comment la structure financière fonctionne et comment les indicateurs clés s’imbriquent, vous disposez plus facilement des leviers pour agir.

Le fonds de roulement (FDR)

Ce KPI se confond parfois avec le besoin en fonds de roulement (BFR). Or, le fonds de roulement est un indicateur calculé à partir du haut de bilan. Il est bien différent du besoin en fonds de roulement (BFR). En effet, le FDR représente le niveau de ressources disponibles pour commencer à financer ou couvrir le BFR. Son calcul ? C’est l’excédent entre les ressources permanentes (capitaux propres et dettes financières à moyen et long terme) et les emplois durables, soit les immobilisations nettes.

Le besoin en fonds de roulement (BFR)

C’est l’indicateur qui se calcule sur les éléments circulants, donc en bas du bilan comptable actif comme passif. Le besoin en fonds de roulement représente le besoin de trésorerie pour le fonctionnement de l’exploitation. Voici la formule de calcul du BFR :

• (+) actifs circulants (créances + stocks) ;

• (-) passifs circulants (dettes fournisseurs, dettes sociales et fiscales).

La trésorerie nette de l’entreprise (TN)

C’est le troisième indicateur essentiel pour lire un bilan comptable. Le solde de trésorerie s’obtient de deux manières :

• FDR - BFR = TN ;

• ou TN = trésorerie active (caisse, disponibilités bancaires, placements) - trésorerie passive (dettes financières court terme et découvert bancaire).

Avec cette définition de la trésorerie nette, vous entrevoyez déjà de nombreux facteurs qui influent sur la position de cash : chaque composant du FDR et du BFR ! De multiples actions internes s’envisagent donc afin d’optimiser ces postes et améliorer la TN positive ou réduire la TN négative. Nous les détaillons plus bas.

2 - Organiser le suivi de la trésorerie réelle et prévisionnelle : outils et ressources

Quelles que soient les actions d’optimisation du fonds de roulement ou de réduction du besoin en fonds de roulement à mener, vous devez d’abord organiser vos suivis de trésorerie.

Définir qui prend en charge la gestion de la trésorerie dans ou hors de l’entreprise

Posez-vous la question de savoir qui va gérer la trésorerie de votre entreprise au quotidien. En fonction de la taille de la société, vous disposez d’un service comptable en interne ou pas. Les plus grandes structures possèdent aussi un service trésorerie à part entière, voire un credit manager. Pour les TPE, PME et start-ups, l'expert-comptable, office manager ou DAF externe peut prendre en charge la gestion de trésorerie.

Répartir les tâches et les responsabilités autour de la trésorerie

Même si vous choisissez d’externaliser le pilotage de la trésorerie, définissez bien les responsabilités et actions de chacun :

• Le dirigeant cherche à disposer de visibilité globale sur ses liquidités pour prendre ses décisions et orienter ses actions business. Il reste le décideur, y compris pour signer des financements.

• Le DAF externe, interne ou expert-comptable a un rôle de conseil et doit garantir la fiabilité de sa gestion financière et de ses reportings. Il cadre les outils de gestion de la trésorerie et pilote les règles comme les délais de paiement. Il sait anticiper et alerter le dirigeant.

• Le trésorier ou le comptable prend en charge le suivi de la trésorerie quotidienne. Il s’assure que tous les flux se déversent correctement dans les outils de pilotage et que la comptabilité est à jour. Il gère la relation avec la banque et veille au respect des contrats et conditions. Il réalise les prévisions de cash avec des outils adaptés.

Choisir des outils pour piloter le cash de l’entreprise au quotidien

L’autre axe pour se préparer à bien piloter les liquidités consiste à choisir le bon logiciel de gestion de trésorerie. Ce type d’outil prend en charge :

• l’intégration des flux bancaires dans la comptabilité et dans l’application de gestion de trésorerie ;

• l’établissement des rapprochements bancaires, avec le maximum d’automatisation ;

• la mise à jour des positions réelles et quotidiennes de trésorerie pour chaque compte de banque ;

• la construction d’un plan de trésorerie prévisionnel, à court terme et à moyen terme ;

• la gestion de plusieurs scénarios pour le budget de trésorerie ;

• le suivi d’indicateurs clés, avec une actualisation automatisée.

3 - Déployer les tableaux de bord et KPI pour gérer la trésorerie

Les indicateurs clés facilitent le pilotage, notamment pour les managers, DAF ou CEO. Ils visualisent immédiatement les facteurs essentiels à actionner pour influer sur l'activité et le cash. Voici une liste de KPI recommandés pour gérer la trésorerie d’une entreprise :

• BFR, FDR et TN comme expliqué précédemment ;

• DSO (Days Sales Outstanding) soit le délai moyen de paiement des clients en nombre de jours de vente HT ;

• DPO (Days Payable Outstanding), le délai moyen de paiement des fournisseurs en nombre de jours d’achat HT ;

• DIO (Days Inventory  Outstanding), le délai moyen de rotation des stocks en jours d’achat HT ;

• le cash runway, le nombre de jours que l’entreprise peut tenir avec sa trésorerie ;

• les ratios de solvabilité, dont le taux de liquidité générale, soit l’actif circulant divisé par le passif circulant.

4 - Établir un prévisionnel de trésorerie et l’actualiser régulièrement

La gestion de trésorerie tourne beaucoup sur les aspects d’anticipation. C’est pourquoi, plus vous soignez vos prévisions financières, plus vous disposez de temps pour agir sur les facteurs internes ou pour chercher un financement bancaire ou alternatif.

Mettre en place un budget de trésorerie

C’est la première étape d’un processus prévisionnel. Le budget de trésorerie peut s’établir sur des durées courtes, comme un mois ou 4 semaines. Dans ce cas, le tableau prévisionnel détaille chaque type de flux, en se basant sur les historiques, mais aussi les échéances connues en fonction de l’activité. Utilisez votre carnet de commandes, vos encours clients et fournisseurs, vos prévisions de réapprovisionnement en stock, etc. Intégrez les échéances sociales et fiscales, y compris la TVA. Pensez aux mensualités d’emprunts. N’oubliez pas les acomptes et soldes de factures pour des investissements planifiés.

Actualiser ses prévisions financières sur le principe du rolling forecast

Le budget de trésorerie est tout sauf figé. Il se réactualise au fil de l’eau. Mettez à jour la position réelle de trésorerie à la banque, mais aussi les postes qui dépendent de l’exploitation. Tenez compte des ventes effectives, des retards de paiement des clients, des achats fournisseurs non programmés, etc.

Analyser les pics du plan de trésorerie pour agir sans attendre

L’intérêt d’un budget de trésorerie c’est son analyse. Dès lors que certaines semaines du tableau prévisionnel présentent un manque d’argent pour couvrir les dépenses prévisionnelles, cherchez une solution. Plus vous anticipez, plus vous pilotez le cash sereinement, même s’il existe des solutions rapides à mettre en œuvre comme le revenue-based financing.

5 - Agir en interne sur deux leviers d’amélioration des liquidités : le FDR et le BFR

C’est le cœur des actions à mettre en place dans les entreprises afin d’optimiser la gestion de l’argent disponible. Procédez étape par étape.

Augmenter le fonds de roulement

Améliorer le fonds de roulement, première solution pour financer le besoin en fonds de roulement, réduit le besoin d'argent à court terme. C’est une action qui demande du temps pour en voir les impacts effectifs. Voici les axes à travailler :

• augmentation de capital ;

• amélioration des bénéfices de l’entreprise ;

• réduction ou non-distribution de dividendes ;

• perception de subventions d’équipement ou d’aides financières ;

• revente d’immobilisations pour générer des flux financiers entrants.

Un autre levier permet d’augmenter le fonds de roulement. C’est toutefois une action externe et non interne (ce n’est pas l’objet de cet article) : rechercher un financement long terme. C’est particulièrement adapté pour des investissements que l’entreprise a autofinancés.

Diminuer le besoin en fonds de roulement

Le BFR comporte trois postes majeurs. Ce sont autant de sources à analyser pour tenter de faire entrer l’argent plus vite, éviter de le laisser dormir dans des stocks et payer ses dettes à temps, sans anticiper.

Diminuer l’encours client ou le DSO

De nombreuses actions participent à encaisser les créances clients plus vite, sans aller chercher d’argent auprès d’organismes de financement, affacturage, cession Dailly, etc. Citons principalement des actions de credit management comme :

• l’examen des délais de paiement comparativement aux pratiques du secteur d’activité ;

• une gestion serrée du poste client avec des processus de pré-relance avant échéance et de relance en cas de retard de paiement ;

• des politiques d’acomptes à la commande moyennant par exemple un escompte ;

• une implication des autres services de l’entreprise afin de réduire les risques d’impayés et d’accélérer les paiements clients (exemple : un bonus des commerciaux assis sur le chiffre d'affaires encaissé).

Piloter ses stocks au plus juste par rapport à l’activité

Les stocks, c'est indispensable pour vendre et livrer à temps ses clients. Toutefois, c’est de l’argent qui dort. Aussi, la gestion de trésorerie optimisée intègre une analyse fine des stocks et de leur rotation. Si vous immobilisez de l’argent en stock, tentez au moins d’obtenir un prix intéressant auprès des fournisseurs, vu la quantité commandée. Ainsi, vous leur faites porter le coût des stocks. C’est pertinent si vous devez recourir à un prêt de trésorerie pour votre entreprise, par exemple un crédit court terme.

Surveiller l’encours fournisseurs tout en respectant les délais de paiement

Plus les dettes de l’entreprise sont basses, plus le besoin en fonds de roulement augmente. En effet, la dette reste une ressource tant que vous ne la payez pas. Est-ce que ceci doit conduire à repousser le paiement des achats et prestations après l’échéance des factures ? Évidemment que non ! C’est une mauvaise gestion de la trésorerie. Elle n’aide pas à fidéliser les fournisseurs.

Afin de sécuriser votre supply chain, évitez de vous servir de ce poste comme levier sur le cash. Étudiez cependant ce que permet la loi et négociez des délais de paiement corrects et respectueux des textes. Si vous acceptez de payer très vite vos fournisseurs, tentez d’obtenir une remise de tarif de ces entreprises pour compenser l’impact financier.

6 - Améliorer la rentabilité de l’entreprise

Gagner de l’argent reste un des meilleurs moyens sur le long terme de conforter sa trésorerie et ses liquidités. C’est évidemment indispensable sur la durée, sans quoi vous risquez de brûler peu à peu tout votre cash. Voici trois axes d’analyse de la performance économique qui peuvent conduire à améliorer la rentabilité, les marges et donc l’EBITDA :

• étudier l’activité en détail : marges brutes et nettes unitaires et volume de marges afin de détecter les anomalies ou les dérapages de coûts ;

• augmenter les volumes vendus pour atteindre le point mort (couverture des frais fixes a minima) ;

• réduire les charges de fonctionnement ou frais fixes pour abaisser le seuil de rentabilité.

La gestion de trésorerie c’est aussi une affaire interne à l’entreprise. Commencez par structurer vos suivis et analyses. En procédant ainsi, vous identifiez souvent des points d’amélioration propres à votre organisation. Vous serez plus fort pour ensuite compléter par la recherche de solutions ou de financements externes. Chez Unlimitd, nous vous prêtons de l’argent à court terme en moins de 48 heures afin d’accroître rapidement vos capacités financières à grandir et à acquérir de nouveaux marchés e-commerce. Contactez-nous et échangeons sur vos besoins de trésorerie pour couvrir la croissance du BFR.