Comment bâtir une stratégie achat pertinente et évolutive ?

Que vous dirigiez une entreprise de production ou de négoce, avec des magasins physiques ou en ligne, la stratégie achat fait partie des fondamentaux pour structurer le business. Sans processus clairement définis par catégorie de fournisseurs, les acheteurs éprouvent des difficultés pour réaliser le meilleur sourcing fournisseurs. Voici les éléments essentiels à maîtriser pour concevoir votre stratégie et l’adapter à l’évolution de votre société.

1 - Qu’est-ce qu’une stratégie d’achat dans une entreprise ?

La stratégie globale d’une entreprise comporte plusieurs sous-stratégies, dont celle relative aux achats et approvisionnements. Celle-ci peut aussi se décliner en plusieurs axes en fonction des catégories de fournisseurs et de dépenses.

1.1 - Définition de la stratégie d’achat

La notion de stratégie achat recouvre l’ensemble des processus qui permettent d’optimiser les achats de l’entreprise. Elle s’intéresse donc à toutes les étapes, le recensement des besoins, le sourcing fournisseurs, leur référencement, la négociation périodique, etc. Et n’oublions pas la surveillance de l’ensemble des opérations d’approvisionnement dans le cadre de la supply chain.

1.2 - Quelle est la différence avec la politique achat de l’entreprise ?

Vous entendez parfois parler de politique achat ? Elle se situe en amont de la stratégie achat. L’entreprise établit ses orientations générales en matière d’achats et d’approvisionnements. C’est la ligne que doit suivre la direction des achats dans les grandes structures ou l’acheteur en TPE/PME. Par exemple, elle comporte les orientations décidées en termes de RSE (responsabilité sociétale de l’entreprise). Elle peut aussi fixer les priorités, comme l’innovation ou l’approvisionnement local. La politique d’achat consiste ensuite à définir les stratégies et les processus d’achat pour mettre en œuvre ces orientations.

Prenons un exemple. Une boutique en ligne dispose d’une politique d’achat générale qui vise le respect de l’environnement. Pour sa stratégie d’achat, cette entreprise digitale établit des plans d’action qui intègrent cette démarche. Ainsi, elle structure son sourcing packaging en optant pour des emballages éco-responsables. Elle édicte aussi des règles de préparation physique des commandes (matériau utilisé pour protéger les articles et pour le colis, sans oublier des systèmes adhésifs écologiques pour fermer le carton).

2 - Les objectifs d’une bonne stratégie achat

Pour résumer, quelle que soit l’activité de votre entreprise, la définition de la stratégie d’achat et d’approvisionnement poursuit trois objectifs majeurs : qualité, prix et délais. La stratégie détermine pour chaque catégorie d’achats les ambitions spécifiques à atteindre ainsi que les plans d’action et ressources à déployer.

2.1 - La qualité des produits et matières achetés par l’entreprise

Tant pour des approvisionnements en matières premières, marchandises à revendre que pour des emballages ou des prestations logistiques par exemple, la qualité reste primordiale. Elle doit correspondre au standard défini par l’entreprise. En cas de qualité insuffisante, vous risquez des retours clients et de l’insatisfaction.

C’est particulièrement vrai si vous commencez en e-commerce. Vous avez défini les marchés visés ainsi qu’un positionnement de marque en fonction de vos personae. Ils achètent sur le Web, sur la base d’un visuel et d’une description. Ils lisent les avis clients en ligne. Ils ont rarement l’opportunité d’essayer avant d’acheter. La qualité du produit doit correspondre strictement aux attentes.

2.2 - La gestion et la maîtrise des coûts de revient prévus lors de la commande fournisseur

La stratégie achat vise aussi à cadrer les prix d’approvisionnement des produits. C’est sur cette base que les acheteurs vont ensuite sourcer et référencer les fournisseurs dans le cadre d’appels d’offres. La négociation périodique des tarifs entre également dans les actions concrètes à mettre en œuvre.

Enfin, par catégorie identifiée d’achats, les processus comportent des outils de suivi des coûts et des marges, par rapport aux contrats et commandes et au regard des budgets. C’est impératif si vous souhaitez piloter et maximiser la performance avec un indicateur comme l’EBITDA par exemple.

2.3 - Le respect des délais d’approvisionnement négociés avec les fournisseurs

Enfin, le dernier point du triptyque d’une stratégie relative aux achats, ce sont les délais. Là encore, le concept reste vrai pour toute entreprise, dans le digital ou pas. Le non-respect des délais d‘approvisionnement génère de la désorganisation et des surcoûts. Il peut entraîner des ruptures de stocks, tant en matières, consommables qu’en marchandises. Dans tous les cas, il peut conduire à livrer les clients avec du retard.

Pour les e-commerçants, c’est clairement un très mauvais signal par rapport aux délais affichés lors de la passation de commande en ligne par le client. Aussi, la stratégie achat doit déployer des plans d’action pour garantir les délais d’approvisionnement des fournisseurs. C’est essentiel pour fidéliser l’acheteur en ligne. Finalement, une stratégie d’achat efficace contribue à optimiser le taux de rétention client.

3 - Les composantes et étapes pour déterminer ses stratégies d’achat

Découvrez comment structurer votre stratégie achat pour le maximum de performance, selon les méthodes recommandées par les professionnels des achats en entreprise.

3.1 - Cartographier les achats ou les besoins d’achats de l’entreprise

Vous vous lancez tout juste en e-commerce et cherchez à organiser vos achats ? Votre boutique en ligne dispose de plusieurs années d’existence et vous envisagez une nouvelle étape dans votre politique d’approvisionnement ? Vous avez opté pour un site de dropshipping et recherchez des solutions pour maîtriser votre supply chain, notamment au vu de votre responsabilité vis-à-vis des clients ?

Quels que soient les marchés sur lesquels vous agissez, commencez par une cartographie des achats effectifs ou des besoins d’achats. Récupérez les données de vos achats en volume et en valeur, article par article et fournisseur par fournisseur. Répartissez-les par famille, soit en créant vos propres catégories, soit en exploitant des critères comme ceux de la classification internationale UNSPSC.

3.2 - Classifier les achats et dépenses selon des méthodes d’analyse éprouvées

Avec cette base de données, vous procédez ensuite à une étude complète de vos dépenses d’achat rangées catégorie par catégorie.

3.2.1 - La loi de Pareto ou règle des 20-80

Cette règle consiste à agir sur 20 % des causes pour résoudre 80 % du problème. Elle permet de se concentrer sur l’essentiel et de ne pas perdre de l’énergie inutilement sur 80 % des autres causes qui généreraient seulement 20 % de solution ou de gain. C’est une manière notamment d’optimiser les coûts de ses achats de façon efficace en creusant le sourcing plus particulièrement sur ces points sensibles.

Par exemple, 20 articles de votre e-boutique sur un total de 100 références génèrent 80 % des ventes. C’est évidemment les achats correspondants qui doivent concentrer le maximum d’attention.

3.2.2 - La matrice stratégique de Kraljic

Cette méthode aide à analyser et à classer les achats d’une entreprise en fonction du marché et de ses évolutions technologiques, économiques ou environnementales. Avec cette matrice, organisez la mise en place de la stratégie d’achat, en fonction de la complexité du marché et de l’importance stratégique des achats pour l’entreprise.

Dans cette matrice, vous répartissez les achats en 4 catégories principales, soit :

les achats simples ou de routine, à consolider, voire à optimiser ;
les achats leviers ou risqués pour lesquels des appels d’offres réguliers semblent pertinents ;
les achats lourds ou critiques qui exigent une sécurisation forte ;
les achats stratégiques qui demandent des partenariats ou qui concernent l’international par exemple.

3.3 - Définir un processus stratégique d’achat pour chaque famille identifiée

En fonction de la cartographie précédente et des familles d’achats déterminées, l’entreprise établit une stratégie achat pour chaque cas d’usage identifié. Voici des paramètres à intégrer ou pas dans vos processus, selon les catégories d’achats :

appel d’offres ;
analyse de la valeur ;
massification des achats pour réduire les coûts ;
organisation des achats par famille ;
pilotage de la performance des achats.

Les acheteurs peuvent envisager de nombreuses actions également, en fonction de la famille d’achats, de la maturité de la gestion des achats ou de la taille de l’entreprise. Citons par exemple des mesures proportionnelles à une matrice efforts/bénéfices attendus, afin de déterminer les priorités (effort faible, bénéficie fort).

Les entreprises les plus structurées peuvent aussi déployer des actions :

de lean purchasing (identification des dépenses superflues afin d’améliorer le processus achat) ;
ou de global sourcing (approvisionnement mondial).

La mise en place d’une stratégie achat en e-sourcing permet de structurer la réflexion d’un e-commerçant. Vous établissez ainsi des plans d’action précis et efficaces selon les priorités et l’importance des différents achats. Vous déployez une organisation de vos achats et de vos approvisionnements avec des processus sécurisés. Vous limitez les risques fournisseurs identifiés. Avec ces informations et conseils, Unlimitd, expert en financement e-commerce souhaite vous aider à organiser votre business et à la faire grandir. Découvrez nos offres de services spécialement conçues pour le secteur digital.